Quelle longueur pour la synthèse d'un rapport d'étude ?

Une page suffit le plus souvent : ce que l'étude conclut, ce qui reste incertain, ce que le client doit décider et quand. Le reste est dans le rapport, auquel la synthèse renvoie par numéro de chapitre.

Peut-on donner tout le rapport à l'assistant ?

Oui si le document ne contient rien de confidentiel que votre contrat interdit de diffuser. Sinon, donnez-lui les conclusions et les réserves de chaque chapitre, sans les annexes nominatives.

Synthèse d'un rapport d'étude technique : prompts

La synthèse est souvent la seule partie d'un rapport d'étude que le maître d'ouvrage lit en entier. Elle doit dire en une page ce que l'étude conclut, avec quelles réserves, et ce que le client doit décider. Un assistant d'IA écrit vite un résumé fluide ; le risque est qu'il lisse vos réserves ou transforme un « sous réserve de sondages complémentaires » en « l'ouvrage est conforme ». Les prompts ci-dessous l'obligent à citer le rapport et à garder chaque réserve.

Situation 1 : extraire conclusions et réserves, chapitre par chapitre

Commencez par un relevé, pas par une rédaction.

Tu es ingénieur dans un bureau d'études. Voici le rapport de
[diagnostic structure / étude de faisabilité / audit énergétique /
étude hydraulique] que nous remettons à [type de client].

[Collez le rapport ou ses chapitres de conclusions.]

Ta tâche : un tableau à quatre colonnes :
- chapitre ;
- conclusion du chapitre, en citation exacte entre guillemets ;
- réserves, limites ou conditions associées, en citation exacte ;
- décision ou action attendue du client, s'il y en a une.
Ne reformule rien dans ce tableau. Si un chapitre n'a pas de
conclusion explicite, écris « pas de conclusion écrite ».

À vérifier. Cherchez chaque citation dans le rapport (recherche de texte dans le fichier). Une citation introuvable veut dire que l'assistant a paraphrasé : reprenez la phrase exacte.

Situation 2 : rédiger la synthèse pour le client

À partir du tableau validé ci-dessous, rédige la synthèse du rapport,
une page au plus, pour [un gérant de PME / un élu / un syndic], qui
n'est pas technicien.
Structure :
1. Ce que nous avons étudié et pourquoi, en deux phrases.
2. Ce que l'étude conclut, en trois à cinq points.
3. Ce qui reste incertain et pourquoi (chaque réserve du tableau doit
   apparaître, reformulée sans être affaiblie).
4. Les décisions à prendre, avec l'échéance si le rapport en donne une.
5. Le renvoi aux chapitres du rapport pour le détail.
Pas de jargon sans explication, pas de promesse (« aucun risque »,
« garanti »). Si une réserve te paraît difficile à expliquer simplement,
signale-la au lieu de la supprimer.
[Collez le tableau.]

À vérifier. Comptez les réserves : il doit y en avoir autant dans la synthèse que dans le tableau. Relisez les verbes : « il est possible que » ne doit pas devenir « il est probable que ».

Situation 3 : tester la synthèse sur son lecteur

Lis cette synthèse comme [le client], qui doit décider en réunion
[d'engager les travaux / de vendre / de lancer une étude complémentaire].
Dis-moi : ce qu'il retient en trente secondes, la question qu'il va
poser en premier, et le mot qu'il risque de mal comprendre.

À vérifier. Si la question qu'il poserait en premier porte sur le coût ou le délai et que le rapport n'en dit rien, ajoutez une phrase qui le dit clairement.

Les mots qui changent le sens d'une conclusion

Dans le rapport	Ce que le client comprend	À garder ou préciser
« Sous réserve de »	Une formalité	Dire ce qui se passe si la réserve n'est pas levée
« Ne permet pas de conclure »	Rien de grave	Dire ce qu'il faut faire pour conclure
« Conforme aux hypothèses »	Conforme tout court	Rappeler les hypothèses
« À surveiller »	Rien à faire	Dire qui surveille, comment, à quelle fréquence
« En l'état des connaissances »	Formule de style	Dire ce qui n'a pas pu être vu

Rapports, personnes et lieux

Un rapport de diagnostic cite parfois des occupants, des copropriétaires, des locataires en conflit, des photos où l'on reconnaît quelqu'un. La CNIL recommande de vérifier que les résultats d'une IA sont exacts et de ne jamais les reprendre tels quels, et de ne pas lui confier de données personnelles. Pour une synthèse, retirez les annexes nominatives et les photos avant de coller, et remplacez les lots ou appartements par leur numéro. Pour une étude soumise à évaluation environnementale, la synthèse a un cadre légal précis : voyez le résumé non technique.